如何在 Windows 中快速查找文档

如何在 Windows 中快速查找文档

李彦智

近几年,随着硬盘介质价格的大幅度下降,各位电脑迷们的个人硬盘容量越来越大,动辄五六十G,甚至上百G都不足为奇,这在前几年是无法想象的。但是硬盘大了,存放的文档多了,查找速度慢的烦恼也随之来了。其实在Windows 2000/XP的操作系统中,有一个索引服务的功能,可以有效提高查找文档的速度,尤其在进行全文检索的时候,其运行效率可以和 Google 媲美。

一、索引服务的概念

索引服务(Index Service)被用来对硬盘上文档及文档属性进行索引,并存储在编录(Catalog)中,可以使用索引服务来查找文档。
索引服务从一组文档中提取相关信息(包含文档中的文本,文档的特性和参数,如作者姓名等),并进行索引,一旦索引被创建后,你就可以查询这些包含关键字或属性信息的索引。例如,你可以查询所有包含“产品”这个词的文档,或者你可以查找所有由某一作者撰写的所有 Office 文档。
通过 Windows 中的“搜索”功能、索引服务查询界面或 Web 浏览器就可以使用索引服务提供的功能,索引服务将返回所有满足查询条件的文档列表。
在索引的过程中,索引服务使用一种称为“文档过滤器”(Document Filter)的东西来查阅整个文档,并将文本信息和属性提取出来,传递给索引器。
索引服务可以对以下文档进行索引:

  • HTML (*.htm,*.html,*.shtml)等
  • 文本文件(*.txt)
  • Microsoft Office 95 及更高版本产生的文档(*.doc,*.xls,*.ppt等)
  • 邮件及新闻组文件(*.eml 和 *.nws)
  • 任何其它具有相应过滤器的文档,如 *.pdf,*.xml 等

索引服务被设计为自动运行,需要很少的维护。一旦被正确设置后,所有操作都是自动的,包括索引的创建,索引的更新,掉电时索引破坏后的恢复。
管理员和应用开发人员可以使用Microsoft Platform SDK来其它文档开发自定义的文档过滤器。

二、索引服务的安装

默认情况下,Windows XP 是不安装索引服务的,可以通过以下步骤来手动安装索引服务:
1) 进入“控制面板”,点击“添加或删除程序”,然后选择“添加/删除 Windows 组件”
2) 在“Windows 组件向导”对话框中,选中“Indexing Service”,如图所示:
3) 单击“下一步”按纽完成安装。

安装完成后,索引服务器无需任何配置和操作人员的干预,就可以自动运行。

三、增加编录和索引

安装索引服务后,系统会自动创建两个编录,如图所示,分别是:

  • <ul
  • System 编录:用来存储系统驱动器文件系统的索引信息</ul
  • Web 编录:用来存储Web服务器内文件的索引信息

如果想要给自己的目录增加索引信息,则进行如下操作就可以了:
1) 选择保存文档的文件夹,点击右键,选择“属性”
2) 在“常规”选项卡上单击“高级”按钮
3) 在“高级属性”对话框中,在“存档和编制索引属性”中选中“为了快速搜索,允许索引服务编制该文件夹的索引”选择项
4) 单击“确定”退出对话框,单击“确定”退出文件夹属性对话框。

如果不想对目录中的文档进行索引,则从编录的目录列表中删除即可,或者清除目录属性中索引服务的标记即可。

四、索引服务的使用

要想使用索引服务查找文档,可以有以下两种方式:

1、搜索助理

操作步骤如下:

1) 通过点击“开始”菜单中的“搜索”或通过在资源浏览器中点击工具栏上的“搜索”按钮(或按快捷键 F3)来打开“搜索助理”
2) 单击“改变首选项”,然后点击“不使用搜索服务”
3)确认选中“是的,启用制作索引服务”
4)单击“确定”按钮

然后在“搜索助理”的“文件中的一个字或词组”中输入想要查找字或词,单击“搜索”按钮就可使用索引服务来快速查找文档了。

索引服务只对查找文档有用,对于其它普通文件则没有加速作用。

注:Windows 2000 的界面可能和XP稍有出入。

2、索引服务查询表单

操作步骤如下:

1) 进入“控制面板”
2) 选择“计算机管理”
3) 在打开的 MMC 窗口中,选择并展开“服务和应用程序”
4) 展开“索引服务”结点,选择 System 编录下的“查询编录”项
5) 在“索引服务查询窗体”中输入要查询的文本内容,单击“查找”就可以查找文档了,如图所示。

两种使用方式各有优缺点,总结如下:
1) 搜索助理使用较为简单方便,且不一定依赖索引服务,但如果不使用索引服务,则搜索效率低,速度慢。
2) 索引服务查询表单效率高,查询速度极快,不但能对文档内容进行检索,而且可以对文档的属性(如作者、标题等)进行检索。
3) 搜索助理可以对所有文件进行搜索,而索引服务查询表单仅对有意义的,具有过滤器的文档进行检索。
4) 使用查询表单,可以生成文档的摘要,而普遍搜索则不能。

五、使用提示

1、搜索技巧
和Web搜索引擎类似,在查询时,除了使用基本的文字或词组之外,还可以使用运算符(如 AND、OR 、NOT 等)和模式通配符(* 和 ? 等),详细用法可以参见索引服务的联机帮助。

2、搜索效率
如果计算机中的文档较多,则索引服务在运行的时候,性能较低,可能在索引服务中调整索引服务的性能选项(在“索引服务”结点上单击右键,然后选择“所有任务”中的“调整性能”),或提高计算机的硬件配置来改善性能。


3、安全性
如果是 NTFS 驱动器,用户如果对查询结果列表中的文档没有访问权限,则不能打开此文档。
另外,索引服务不对加密文档进行索引。

4、对其它文档的检索
对于普遍使用的一些其它格式的文档,如 PDF,索引服务并没有内置此类文档的过滤器,可以到相应网站上去下载安装,然后索引服务就可以对这些文档进行索引了。
PDF 的过滤器下载地址是:http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=1276

5、其它
在使用索引服务的时候,最好不要执行防毒或备份软件,因为这类程序会锁定文件,而导致索引服务在建立索引或更新的时候超时。

(本文发表于《电脑迷》)

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